Checklist voor zakelijke fotografie

Het inhuren van een professionele fotograaf voor je zakelijke doeleinden is een belangrijke stap om je bedrijf te profileren. Of het nu gaat om professionele portretten voor je website of beelden voor je productcatalogus, een fotoshoot vereist voorbereiding en planning.

Maar voordat je je beste bedrijfsoutfit aantrekt en je gezicht begint te poederen, geven we je hier een handige checklist voor zakelijke fotografie, zodat je je optimaal kunt voorbereiden op je volgende fotoshoot en er zeker van kunt zijn dat de foto’s aan al je wensen voldoen.

1. Wat voor soort foto’s zijn er nodig?

Wat voor soort foto’s heb je nodig voor je bedrijf. Ben je op zoek naar professionele portretten van je team voor op je website? Of wil je juist wat sfeerimpressies van je kantoor? Of misschien een beetje van beide? Wat wilt je met de foto’s bereiken? Wat is je doel? Waarvoor wil je de foto’s voor gaan gebruiken? (bijvoorbeeld: website, brochure, social media, etc.)

2. Welke stijl van fotografie past hier het beste bij

Nadat je hebt besloten welke soort foto’s er nodig zijn, moet er ook bepaald worden welke stijl van fotografie je wilt en nodig is. Wil je een formele, professionele stijl of ga je liever voor een casual, ongedwongen sfeer? Dit is belangrijk omdat de stijl van de fotografie de sfeer van de beelden bepaalt en je boodschap kan beïnvloeden.

Het is aan te raden hier een moodbord van te maken. Een moodboard is een visuele weergave van inspiratie, sfeer en stijl die wordt gebruikt om een idee of concept te ondersteunen en te communiceren. Het kan worden gemaakt met afbeeldingen, kleuren, tekst en andere visuele elementen. Je kunt zelf een moodbord maken, maar je kan natuurlijk ook de fotograaf vragen er een te maken. Of beter nog maak er samen een met behulp van Pinterrest.com.

Pinterest.com is een geweldige tool om moodboards te maken, omdat het een oneindige bron van inspiratie is. Gebruikers kunnen afbeeldingen opslaan op verschillende borden en deze later terugbezoeken om te gebruiken voor hun moodboards. Het is ook mogelijk om andere borden en afbeeldingen van andere gebruikers te bekijken en te gebruiken voor inspiratie.

3. Plan de fotoshoot

En als laatste, plan de fotoshoot goed. Zorg dat je de datum, tijd en locatie van de fotoshoot goed regelt. Zorg dat je alles klaar hebt voor de fotoshoot, zoals de juiste kleding, accessoires, etc. En zorg dat je extra tijd hebt ingebouwd voor als het even tegenzit.

  • Bepaal wanneer de fotoshoot moet plaatsvinden (datum, tijd, locatie, etc.)
  • Bepaal de locatie van de fotoshoot (binnen of buiten, in de studio of op locatie)
  • Bepaal hoeveel tijd u nodig heeft voor de fotoshoot
  • Houd rekening met eventuele wachttijden of onvoorziene omstandigheden
  • Bepaal wie er op de foto moeten (namen, functies, etc.)
  • Bepaal of er specifieke kledingvereisten zijn
  • Maak een planning en zorg dat alles op tijd geregeld is
  • Zorg dat u de planning op tijd aan uw collega’s kunt communiceren.
  • Overleg met uw fotograaf over de planning
  • Zorg dat de locatie is opgeruimd en klaar voor de fotoshoot.

Het is aan te raden hiervoor een zogenaamd call sheet voor te gebruiken. Een call sheet is een document dat veel gebruikt wordt in de film- en fotografie-industrie om de logistieke informatie en het tijdschema voor een opname dag vast te leggen. Het bevat informatie zoals locaties, tijden en verantwoordelijkheden. Het is bedoeld om de opname dag soepel te laten verlopen.

Voorbeeld Bedrijfsfotografie call sheet

Datum: [DATUM] 
Locatie: [LOCATIE] 
Tijd: [BEGIN- EN EINDTIJD] 
Fotograaf: [NAAM EN CONTACTGEGEVENS VAN DE FOTOGRAAF] 
Visagie: [NAAM EN CONTACTGEGEVENS VAN DE VISAGIE]

Planning:

9:00 - 9:30 - Aankomst en opstellen op locatie 
9:30 - 10:30 - Portretfotografie
10:30 - 11:30 - Sfeerbeelden van het kantoor 
11:30 - 12:00 - Teamportretten 
12:00 - 13:00 - Pauze
13:00 - 13:30 - Eindopname en opruimen op locatie

Opmerkingen:

Het is verplicht om bedrijfskleding te dragen tijdens de fotoshoot
Zorg dat de werkplek schoon en opgeruimd is
Zorg voor verkoelend drankje en snacks

Contactpersonen:

Naam: [NAAM VAN CONTACTPERSOON] 
Functie: [FUNCTIE VAN CONTACTPERSOON] 
Telefoonnummer: [TELEFOONNUMMER VAN CONTACTPERSOON] 
E-mail: [E-MAILADRES VAN CONTACTPERSOON]

5. Overweeg wel of geen visagie?

Visagie is meestal iets waar helemaal niet bij stil gestaan wordt bij zakelijke fotografie, maar het kan het verschil maken tussen een goede foto en een geweldige foto. Een goede visagie zorgt ervoor dat je er op uw best uit ziet, en dat de foto’s professioneel en aantrekkelijk ogen.

Bespreek daarom met de fotograaf of er visagie nodig is voor de fotoshoot, en regel dit op tijd.

4. Zorg voor een Quit claim

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je collega’s toestemming geven voor de publicatie van hun beelden in het marketingmateriaal. Dit kan worden gedaan door middel van een quit claim formulier. Dit formulier verklaart dat de collega’s toestemming geven voor de publicatie van hun beelden in het marketingmateriaal en helpt eventuele juridische problemen te voorkomen. Zorg ervoor dat je de collega’s informeert over de manier waarop de foto’s gebruikt zullen worden en de reden waarom de foto’s genomen worden. Bewaar ook een kopie van het formulier voor uw administratie.

Voorbeeld QuitClaim-formulier



Ik, [NAAM VAN DE MEDEWERKER], hierna te noemen "De Medewerker", werkzaam bij [BEDRIJFSNAAM], ga akkoord met het volgende:

Ik erken en ga ermee akkoord dat [BEDRIJFSNAAM] ("Het Bedrijf") het exclusieve recht heeft om mijn beeltenis en foto's waarop ik voorkom, te gebruiken, reproduceren, bewerken en publiceren voor zakelijke en promotionele doeleinden, inclusief maar niet beperkt tot reclame, marketingmateriaal, websitecontent en sociale media.

Ik geef Het Bedrijf hierbij toestemming om mijn naam, beeltenis, stem en foto's te gebruiken zonder enige vergoeding of verdere goedkeuring van mij, voor de hierboven genoemde doeleinden.

Ik verklaar dat ik de rechtmatige eigenaar ben van alle rechten, titels en belangen in en op de verstrekte foto's, en dat ik het recht heb om de hierboven beschreven licentie te verlenen.

Ik vrijwaar Het Bedrijf, haar functionarissen, werknemers en vertegenwoordigers van alle aansprakelijkheid, claims, eisen, schadevergoedingen en kosten (inclusief redelijke advocatenkosten) die voortvloeien uit of verband houden met het gebruik van mijn beeltenis en foto's zoals beschreven in dit QuitClaim-formulier.

Dit QuitClaim-formulier is bindend voor mij, mijn erfgenamen, rechtverkrijgenden en wettelijke vertegenwoordigers, en kan niet worden gewijzigd, tenzij schriftelijk overeengekomen door zowel mij als Het Bedrijf.

Ik verklaar dat ik dit QuitClaim-formulier vrijwillig en zonder enige dwang of misleiding heb ondertekend op [DATUM].

Handtekening van De Medewerker: _______________________

Naam van De Medewerker (gedrukt): _______________________

Getuige (indien van toepassing): _______________________

Datum: _______________________

Plaats: _______________________

Let op, dit slechts een voorbeeld! Het is verstandig om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van een QuitClaim-formulier om ervoor te zorgen dat het voldoet aan alle toepasselijke wetten en vereisten in uw rechtsgebied.

Conclusie

Een goede voorbereiding is het halve werk als het gaat om zakelijke fotografie. Door duidelijk te communiceren over de wensen en doelen, en door goed te plannen, kunt je ervoor zorgen dat jou fotoshoot een groot succes wordt. En niet te vergeten, onthoud dat fotografie niet alleen serieus hoeft te zijn, het mag ook wel eens een beetje leuk zijn! Dus, trek je mooiste pak aan, haal je glimlach tevoorschijn en laten we gaan knallen!

En als je nu denkt “ik kan wel wat gebruiken van een professionele fotograaf voor mijn bedrijf”, aarzel dan niet om contact op te nemen voor een afspraak.